尊敬的XX公司：
您好！我是XXX公司的财务部经理，关于我们之前签订的合同项目，根据合同条款，我们已经按照约定向您提供了一份履约保函。然而，由于项目延期的情况，我们现在需要申请退还该保函所缴纳的费用。
根据合同规定，我们提供的履约保函需缴纳一万元作为押金，以确保我们能够按时履行合同义务。然而，由于项目进展出现了问题，我们不得不申请退还该履约保函所支付的金额。
首先，我们对这个局面感到非常遗憾。当初签订合同的时候，双方都希望能够顺利完成合作，取得双赢的结果。但是，在实际操作过程中，我们遇到了许多意料之外的困难和挑战，导致项目进展迟缓。面对这种情况，我们深感抱歉，并理解您对此可能产生的不满。
尽管如此，我们仍然希望能够与您进行沟通，找到一个彼此满意的解决办法。鉴于我们并未完全失约，我们认为可以协商退还一部分履约保函的费用，以弥补我们之间的损失。
经过慎重考虑，我们提出以下解决方案：退还八千元作为押金，留下两千元作为违约金。希望您能够理解并同意此项提议。当然，如果您有其他更合适的退款方案，我们也非常愿意听取并考虑您的建议。
为了进一步加强双方的合作关系，我们愿意承担部分责任和后期工作，帮助您顺利完成项目。我们将积极与您沟通，并寻求解决项目延期的问题。希望通过互相妥协和合作，最终达成双方都满意的协议。
请尽快回复我们的退款申请，以便我们能够及时处理相关事宜。在此表示我们对给您带来的不便表示诚挚的歉意，并希望我们能够继续保持良好的合作关系。谢谢！
XX公司财务部经理
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