尊敬的XXX公司：

经我公司核实，您在本市某工程的承包商履约保证金已经到期，根据合同规定，您需要及时向我公司提供退还履约保函的申请书。现将相关事项及所需材料告知如下：

1. 退还履约保函的原因

请您简要说明退还履约保函的具体原因，例如工程已完工、合同解除等。

2. 申请退还履约保函的手续

请按照以下步骤办理申请退还履约保函的手续：

1. 填写退还履约保函申请书，内容应明确、准确，确保涵盖必要的信息和要求；
2. 附上必要的审核材料，例如与履约保函相关的合同、结算单据等文件；
3. 提交申请书及相关材料至我公司指定的办理渠道。

3. 提示事项

为加快办理进度，请您注意以下事项：

• 请务必填写真实、准确的信息，并保持与相关证件一致；
• 请按照要求准备必要的文件，确保审核的顺利进行；
• 如有需要，请提前与我公司联系，咨询办理事宜。

以上是关于退还承包商履约保函申请的相关事项。请您尽快完成申请手续，并按照要求提交所需材料。如有任何疑问或需要进一步帮助，请随时与我们联系。谢谢合作！

顺祝商祺！

XXX公司

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