亲爱的XXX公司：
我们希望这封函能够找到您时一切如意。根据我们上次的合作协议，XXX公司在合同履约过程中提供了履约保函，以确保您的信用和履约能力。现今，在双方已经满足了合同要求并成功交付货物后，我们特此通知您，您可以向我方申请退还履约保函。
为了更加顺利地完成退还程序，请您务必仔细阅读以下步骤：
第一步：填写申请表
请您下载并填写“履约保函退还申请表格”，填写完整且准确的信息，包括保函编号、合同名称、退还金额等。将填写好的表格通过电子邮件发送给我们的客户服务部门，以便进行进一步审核。
第二步：提供必要文件
在申请表中，您需要提供与退还履约保函相关的一些必要文件，如合同履行证明、交付货物的凭证等。请确保这些文件的真实性和完整性，以便于我们更快地进行核对和审查。
第三步：等待处理
一旦我们收到您的申请表和必要文件，我们将尽快处理您的退还请求。通常情况下，我们会在5个工作日内完成核对和审批程序。如果有任何需要补充的信息或材料，我们将及时与您取得联系。
第四步：退还款项
一旦退还申请获得批准，我们将按照您填写的退还账户信息，将相应金额退还到您指定的账户上。请确保所提供的账户信息准确无误，以免因错误信息造成退款延迟或损失。
最后，我们再次感谢XXX公司在合作过程中的支持和信任。我们会继续努力为您提供更优质、高效的服务，希望能够与您长期合作。如有任何退还履约保函相关的问题，请随时与我们联系。
祝工作顺利！
此致
敬礼
XXXX公司
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