企业履约保函管理制度

1. 目的

本制度的目的是建立健全企业履约保函管理制度，规范履约保函的申请、审批、开立、使用、归档管理流程，防范企业履约风险，保障企业权益。

2. 适用范围

本制度适用于公司所有部门和人员，凡需申请或使用履约保函的，均应遵守本制度。

3. 定义

• 履约保函：由银行或保险公司出具，保证企业向受益人履行特定合同义务，并在企业未能履行义务的情况下，由出具人代替企业向受益人支付一定金额的担保文件。
• 受益人：履约保函中指定的，有权对企业提出保函项下索赔的当事人。
• 出具人：履约保函的出具方，通常为银行或保险公司。

4. 履约保函申请流程

• 申请部门向财务部提交履约保函申请书，并附相关合同文件、投标文件等资料。
• 财务部审核申请部门的申请材料，确认符合条件后，报公司领导审批。
• 公司领导审批通过后，财务部编制履约保函开立委托书，授权相关人员办理履约保函开立手续。

5. 履约保函审批条件

• 企业已与受益人签订有效合同，且已约定履约保函作为履约担保。
• 企业具备履行合同义务的能力，包括但不限于财务状况良好、技术能力强、管理体系完善。
• 企业为履行合同所提供的担保措施符合出具人的要求，且出具人已同意出具履约保函。

6. 履约保函开立

• 授权人员持履约保函开立委托书、合同文件、存款证明等资料，向出具人申请开立履约保函。
• 出具人审核申请材料，符合条件后，与企业签订保函协议，并出具履约保函。
• 企业向出具人缴纳保函费，并提供相应的担保措施。

7. 履约保函使用

• 企业应按照履约保函的约定，向受益人提供履行合同所必需的担保。
• 企业应及时告知受益人履约保函的开立、变更和到期情况。
• 企业应妥善保管履约保函原件，并做好履约保函使用记录。

8. 履约保函归档管理

• 履约保函原件使用结束后，应及时收回，并交由财务部统一归档。
• 履约保函归档资料应包括履约保函申请书、审批单、保函协议、保函原件、保函费缴纳凭证等。
• 财务部应建立履约保函档案管理制度，对履约保函进行定期盘点和维护。

9. 履约保函索赔管理

• 受益人对企业提出履约保函项下索赔时，企业应及时向出具人报告，并提供相关证明材料。
• 出具人审核企业提交的材料，认可索赔要求后，向受益人支付保函金额。
• 企业应及时向财务部报告履约保函索赔情况，并提供出具人出具的支付证明。

10. 履约保函失效

• 受益人凭原履约保函向出具人索赔时，履约保函失效。
• 保函期限屆满，且受益人未向出具人提出索赔时，履约保函失效。
• 出具人依法或依約解除或撤销履约保函时，履约保函失效。

11. 法律法规的遵守

本制度的制定和执行应符合国家相关法律法规和行业规范的规定。

12. 责任追究

违反本制度相关规定的，按照公司管理规定追究责任。

13. 附则

本制度自发布之日起实施。

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