在国际贸易中，预付款（Advance Payment）是一种常见的付款方式。通常情况下，买方在签订合同后需要向卖方支付一定的预付款，以确保卖方能够优先安排生产和交付货物。预付款的支付方式可以有多种，除了直接汇款之外，还可以开立由银行或保险公司担保的保函（Letter of Guarantee）来进行担保。预付款保函是银行或保险公司出具的、保证在买方未能按时支付预付款时将代其为卖方支付一定金额的书面承诺，它可以有效地降低交易风险，保障卖方的权益。
那么，在实际业务中，预付款保函应该由哪一方保管呢？这主要取决于交易双方的约定以及保函的类型。一般来说，预付款保函可以分为可撤销保函和不可撤销保函两种类型。可撤销保函是指在一定期限内，开立保函的银行或保险公司可以单方面撤销保函的效力；而不可撤销保函则意味着开立保函的一方在保函规定的期限内不得单方面撤销保函，必须按照保函的规定履行义务。
根据国际惯例，可撤销保函通常由买方保管，不可撤销保函则由卖方保管。这是因为可撤销保函的效力不稳定，容易被开立保函的一方撤销，因此由买方保管可以降低卖方因买方撤销保函而造成的损失风险。而不可撤销保函的效力稳定，开立保函的一方在保函规定的期限内必须履行义务，因此由卖方保管可以确保卖方在买方未能按时支付预付款时能够及时获得银行或保险公司的赔偿。
需要注意的是，无论是可撤销保函还是不可撤销保函，开立保函的银行或保险公司都必须严格按照保函的规定履行义务。如果买方未能按时支付预付款，银行或保险公司应按照保函的规定及时为卖方支付约定的金额。否则，银行或保险公司将承担违约责任，需要赔偿卖方因此而造成的损失。
此外，在实际业务中，预付款保函的保管还需要考虑其他因素，包括但不限于交易金额、交易风险、双方信用状况等。例如，如果交易金额较大，卖方可能会要求买方提供由银行开立的不可撤销保函，并要求买方将保函交由自己保管，以最大限度地保障自己的权益。反之，如果交易金额较小，风险较低，双方的信用状况较好，那么买方可以自行保管可撤销保函，以简化交易流程，降低交易成本。
在国际贸易中，预付款保函的保管流程通常包括以下几个步骤：
确定保函类型：在签订合同之前，双方需要根据交易金额、风险程度、信用状况等因素确定使用可撤销保函还是不可撤销保函。这一步非常重要，因为它将直接影响到保函的保管方式。
商定保函内容：双方需要就保函的具体内容进行协商，包括但不限于保函金额、有效期、履行义务的方式等，并确保保函内容与合同条款相一致。
开立保函：买方根据与卖方的约定，向银行或保险公司申请开立保函。在申请时，买方需要提供合同副本、公司章程、财务报表等相关资料，并支付一定的手续费。
传递保函：保函开立后，买方需要将保函及时传递给卖方。传递方式可以有多种，包括电子邮件、传真、邮寄等。在传递保函时，买方应确保保函原件的安全性，并保留相关证据，以防日后产生纠纷。
确认保函：卖方收到保函后，应及时确认保函的内容是否与合同约定一致，并确保保函的真实性和有效性。如果发现任何问题，应及时与买方或开立保函的银行/保险公司沟通解决。
履行保函义务：如果买方未能按时支付预付款，卖方可以向开立保函的银行或保险公司提出索赔。银行或保险公司应按照保函的规定及时为卖方支付约定的金额。
归还保函：在合同履行完毕后，卖方应将保函归还给买方。如果是可撤销保函，买方可以要求银行或保险公司撤销保函效力；如果是不可撤销保函，买方可以将保函作为交易记录进行存档。
在使用预付款保函时，双方需要注意以下几点：
仔细审查保函内容：双方在传递和确认保函时，应仔细审查保函的内容，确保保函中包含所有必要的条款，包括但不限于保函金额、有效期、履行义务的方式、争议解决方式等。
确保保函的真实性：卖方在收到保函后，应及时向开立保函的银行或保险公司核实保函的真实性。如果发现保函有伪造或篡改的嫌疑，应立即停止交易并采取适当的措施。
遵守保函的规定：双方应严格遵守保函的规定，包括但不限于及时支付预付款、履行保函义务等。如果一方未能遵守保函的规定，将承担相应的违约责任。
妥善保管保函：无论是买方还是卖方，都应妥善保管保函原件，确保保函的安全性。如果保函原件丢失或损坏，可能导致保函失效，从而影响双方的权益。
注意保函的有效期：双方应及时关注保函的有效期，并在有效期内行使权利或履行义务。如果超过有效期，保函将自动失效，银行或保险公司将不再承担任何义务。
预付款保函是国际贸易中常用的一种付款担保方式，它可以有效地降低交易风险，保障卖方的权益。在实际业务中，预付款保函的保管方式主要取决于交易双方的约定以及保函的类型。可撤销保函通常由买方保管，不可撤销保函则由卖方保管。此外，双方还需要注意保函的内容、真实性、有效期等方面的问题，以确保保函的效力和自身的权益。
