尊敬的XXX公司：
我们XXXX有限公司（以下简称甲方），于YYYY年与贵公司（以下简称乙方）签订了《履约合同》。根据该合同，甲方已提供了一份履约保函，作为履行合同条款的保证。然而，由于某些原因，现在甲方需要将该履约保函退还，请乙方予以配合办理。
我们希望退还履约保函的原因主要有两点：
首先，根据最新的商业环境变化和公司内部战略调整，甲方对以往合同的履行风险进行了全面评估，并认为当前不再需要履约保函的支持。这是出于业务发展和风险管理的考虑，我们希望能够解除该履约保函的约束。
其次，由于某种特殊原因（请在此处具体说明原因），甲方已经履行了合同中所有的义务和责任，不再需要继续保持该履约保函的有效性。在此情况下，为了避免任何不必要的纠纷和法律风险，我们决定退还该履约保函。
为了确保顺利办理履约保函的退还手续，请乙方配合按照以下步骤操作：
1. 请乙方书面回复确认同意撤销并退还履约保函；
2. 甲方将根据乙方提供的收件地址，将履约保函以挂号信/特快专递等安全可靠的方式寄至指定地点；
3. 乙方收到履约保函后，确认税务、财务等相关事宜，具体处理方式请参考甲方提供的退还申请通知；
4. 完成退还手续后，请及时通知甲方，甲方将进行确认并做进一步的归档工作。
非常感谢乙方在本次退还履约保函事宜上的合作与支持。我们真诚希望，通过双方的谅解和配合，能够顺利完成退还手续，并进一步加强我们之间的合作关系。
如果对退还履约保函事宜有任何问题或疑虑，请随时与我联系。期待乙方的积极回复，谢谢！
此致
敬礼！
甲方单位
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