1. 什么是履约保函？

履约保函是指承诺在一定的条件下，由保函发出人向受益人提供一定金额的担保。它是在交易过程中为了确保某一方能够按照合同要求履行其义务而发布的。在国际贸易和工程建设中尤为常见。

2. 履约保函退回的原因

履约保函退回通知可能是由以下情况引起的：

• 合同已经顺利履行，不再需要保函担保；
• 双方达成新的协议，修改或解除了原有合同；
• 保函期限已经到期，不再有效；
• 其他相关约定等。

3. 履约保函退回说明的重要性

履约保函退回时，一份详细的说明会给受益人带来很大的便利和明确性。退回说明通常应包括以下内容：

1. 退回的原因和依据；
2. 保函的基本信息，如保函编号、金额、期限等；
3. 退还日期和方式；
4. 退还过程中的注意事项。

4. 履约保函退回说明的写作格式

履约保函退回说明应尽量简明扼要，遵循以下格式：

• 标题：退回通知；
• 引言：提及退回的原因和依据；
• 内容：详细说明保函的相关信息和退还方式；
• 结尾：表达感谢，并附上联系方式。

5. 退回通知的发出方式

退回通知可以通过以下方式发出：

• 书面信函：以正式的方式书写并邮寄给受益人；
• 电子邮件：以电子邮件形式发送给受益人；
• 传真：通过传真机将通知内容传送给受益人；
• 其他有效的沟通方式等。

6. 注意事项

在撰写履约保函退回说明时，需要特别注意以下几点：

• 语气要友善，用词要得体，不得侮辱或贬低对方；
• 退回说明应准确无误，避免造成误解；
• 尽量提前通知对方，并给予充足的退回期限；
• 按照合同约定的方式和格式发送退回通知。

7. 结语

撰写履约保函退回说明需要清晰表达退回原因和详情，遵循正确的格式和方式，以确保信息传达明确无误。双方在处理履约保函时应遵循诚实信用、友好沟通的原则，维护合作关系的稳固和持久发展。

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