履约保函是指在一份合同中，为确保合同中的义务能够得到履行，保证人向受益人提供保函作为担保的一种形式。它是经济交易过程中常见的一种风险管理工具。
当需求方与履约人达成协议并签订合同时，保证人需要开立履约保函。然而，如果某些情况发生或合同条件实现，需求方可以要求退还履约保函。
第一个条件是合同必须已经完全履行。这意味着履约人已按照合同规定时间和质量要求完成了全部工作，并向需求方交付了相应的成果物。
第二个条件是保函的有效期届满。履约保函通常有限期限，在特定的日期后，保函即失去效力。因此，如果需求方要求退还履约保函，需要确保在有效期内提出申请。
第三个条件是保函所涉及的合同没有发生任何争议。如果在合同履行过程中存在争议，需求方可能无法要求退还履约保函。只有在合同执行没有任何纠纷情况下，退还保函才具备可行性。
退还履约保函的具体手续通常由合同双方约定，并在合同中规定明确。一般来说，需求方需要向保证人提供相应的申请文件和材料，包括相关的合同文本、履约证明和其他必要证明材料。
退还履约保函的时机并不固定，但它是建立在合同完全履行、保函有效期届满和无争议情况下的。在办理退还手续前，需求方应仔细研究合同条款并与保证人协商，确保遵守约定条件，并向保证人提供准确的申请和证明文件。
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