投标保函是投标过程中的重要文件，它是投标人向招标人提供的担保函，用于保证投标人在中标后履行合同。然而，有时候投标保函可能会被退回，主要有以下几个原因：
第一，投标保函的格式、内容或签字盖章等方面不符合招标人的要求；
第二，投标保函的有效期已过，没有及时更新；
第三，投标保函中的金额与招标文件的要求不相符；
当投标保函被退回时，投标人需要及时处理，以免影响自己的投标机会。
一旦投标保函被退回，投标人应该立即采取以下措施：
首先，仔细阅读退回通知，了解退回的原因，并核对是否存在问题。
其次，针对退回的问题进行修正或改进，例如，如果是格式或内容方面的问题，可以重新撰写投标保函；如果是金额不符，需要核实招标文件中的要求，并进行调整。
最后，及时将修正后的投标保函重新提交给招标人，以确保自己的投标符合要求，并能够争取到中标的机会。
为了避免投标保函被退回，投标人在准备和提交投标保函时应注意以下几点：
首先，确保投标保函的格式、内容和签字盖章等方面符合招标人的要求，可以提前咨询相关部门或专业人士，以确保无误。
其次，定期检查投标保函的有效期，及时更新并重新提交，避免因此而导致被退回。
此外，仔细阅读招标文件，认真核对金额等要求，确保投标保函中的信息与招标文件一致。
投标保函被退回可能会对投标人造成一定的影响，例如，延误投标进度、错失中标机会等。针对这种情况，投标人应采取以下策略：
首先，积极沟通与招标人解释情况，并争取重新提交修正后的投标保函。
其次，评估被退回的投标保函可能带来的影响，寻找其他补救措施，例如，尝试参与其他招标项目，以弥补可能的损失。
最后，总结经验教训，改善投标保函的准备和审查流程，以免再次遭遇类似情况。
投标保函被退回可能是投标过程中常见的问题，但只要投标人对问题进行及时处理和调整，并采取相应的策略，仍然有机会争取到中标。因此，投标人在准备和提交投标保函时应该谨慎，并根据实际情况做出相应的应对措施，以提高自己的投标成功率。
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