尊敬的XX公司：
感谢贵司对我公司履约保函的信任和支持。根据我们之间的协议，我公司愿意为贵司提供履约保函服务，并承担相应责任。
根据双方的约定，我公司已经向您提供了相关的履约保函，并在合同期内履行了我公司的义务。合同期满后，我们收到了贵司的申请退还保函。现将退还保函的相关手续和流程告知如下：
贵司需书面向我公司提出退还履约保函的申请，申请需附上以下文件：
一旦收到贵司的退函申请和相关文件，我公司会尽快进行审核处理。审核通过后，将开展退款程序并退还履约保函。
具体的退款流程和时间取决于不同的情况，一般情况下我们将在收到申请后的5个工作日内完成退款。如有特殊情况需延长退款时间，我公司将及时告知贵司。
一般情况下，履约保函的退还方式与收取方式相同。如果在履约保函的收取过程中贵司支付了手续费或邮寄费用，我们将在退还履约保函时将这些费用一并退还给贵司。
为确保退还履约保函的顺利进行，请贵司按照上述流程操作，并在退款完成后核对退还履约保函的相关信息，以免发生任何差错。
再次感谢贵司的合作和支持。如有任何问题或需要进一步协助，请随时与我公司联系。
祝商祺！
XX保险公司
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