履约保函是一种银行出具的担保文件，旨在保证主承包商（承方）按照合同约定的条款和条件全面履行其对业主（承发方）的履约义务。当承方未能履行合同义务时，承发方可向银行申请履约保函的赔付。
承方在完成合同项下全部义务并向承发方提交竣工验收资料后，应及时向银行申请退回履约保函。
承发方在收到承方退还履约保函的申请后，应核实承方已完成合同项下全部义务，并对提交的竣工验收资料进行审核。 若承发方无异议，则应出具书面确认函，同意银行退还履约保函。
收到承发方的确认函后，银行将：
验证确认函的真实性和有效性； 验证竣工验收资料是否完整，内容是否准确； 对承方的履约情况进行核实； 出具有效的履约保函退还书。承方应在履行合同义务并获得承发方的确认后及时提出履约保函退还申请。银行一般会在收到承发方确认函后 1-2 个工作日内办理退还手续。
承方在提出退还申请时，应提交以下材料：
合同正本或复印件； 竣工验收资料； 承发方出具的履约保函退还确认函； 其他与履约保函退还相关文件。如果承方未能按时履行合同义务或未提交齐备的退还申请材料，银行可能拒绝退还履约保函。
如果承方发现履约保函遗失或被盗，应立即通知银行并采取相应措施。 银行会在收到承方挂失申请后，对履约保函进行查询和挂失处理，防止他人冒领。
在履约保函退还程序进行期间，如果承发方有正当理由需更换履约保函，可以向银行提出履约保函交换申请。
承发方提出履约保函交换申请需满足以下条件：
承方未发生违约行为； 更换的履约保函金额不少于原履约保函金额； 更换的履约保函符合银行的承保要求。承发方在满足申请条件后，可向银行提出履约保函交换申请。 银行审核申请材料后，若同意交换，将出具新的履约保函并注销原履约保函。
履约保函退换和交换是合同履约管理的重要环节，有助于维护各方的合法权益。承方和承发方应按照既定的程序和要求办理履约保函退换和交换手续，确保施工项目的顺利实施和交接。
