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履约保函这个词听起来挺专业的，但其实理解起来并不复杂。简单说，它就像是你在和别人签合同时，给对方吃的一颗“定心丸”。假设你要承包一个工程项目，对方担心你中途不干了或者干不好，这时候你就需要出具一份履约保函，向对方保证你会好好履行合同。如果出了问题，对方可以凭这份保函向银行索赔。
那么，当你需要写一份关于履约保函的情况说明时，该怎么下手呢？别担心，我这就用大白话给你讲清楚。
首先得弄明白，写这个说明的目的是什么。通常情况下，可能是银行要求你解释保函相关的某些问题，或者是合作方想了解保函的具体情况。写这份说明的核心，就是要把事情的前因后果、具体细节讲清楚，让对方一目了然，打消疑虑。
写之前别急着下笔，先把以下信息整理好：
基础信息：你的公司全称、地址、联系人，对方单位名称，保函开具的银行，保函编号，开具日期和有效期。 合同背景：保函关联的是哪个合同？合同主要内容是什么？金额多大？工期多久？ 保函内容：保函的担保金额是多少？担保范围包括哪些？有没有特殊条款？ 当前状况：合同履行到哪一步了？有没有出现问题？保函目前的状态如何？把这些信息罗列清楚，写作时就不容易漏掉重点。
一份清晰的情况说明，通常包括以下几个部分：
可以直接写“关于XX项目履约保函的情况说明”，简单明了。
写给谁看，就称呼谁，比如“致XX银行”或“致XX公司”。
先简单说明来意，例如：“应贵方要求，现就我司为XX项目开具的履约保函相关情况说明如下。”
接着，介绍合同背景：
我司与XX公司于X年X月X日签订了XX合同，合同主要内容是…… 合同金额XX元，工期XX个月。 根据合同约定，我司需提供一份履约保函。这部分要详细说明保函的具体情况：
保函由XX银行于X年X月X日开具，编号为XXX。 担保金额为XX元，与合同约定的履约保证金一致。 保函有效期为X年X月X日至X年X月X日。 担保范围包括：按合同要求完成工程、保证工程质量、按期完工等（根据实际情况写）。说明到目前为止，合同的执行情况：
我司已于X年X月X日进场施工。 目前已完成XX部分工程，进度符合计划。 工程质量符合标准，未发生违约行为。 与对方单位沟通顺畅，合作良好。如果有遇到问题，也要如实说明，但可以强调正在积极解决。例如：“X月因天气原因工期略有延误，但我司已增加人力追赶进度，预计可按期完工。”
明确说明保函目前是否有效，以及你方的态度：
该保函目前处于有效状态，我司无违约行为。 我司承诺将继续严格履行合同义务，确保项目顺利完成。 若保函到期前合同尚未履行完毕，我司将按规定办理延期手续。表达感谢和配合的态度，例如：“感谢贵方一直以来的支持与合作。如需进一步了解情况，请随时与我司联系。” 然后写上你的单位名称、日期，并盖章。
关于XX园区建设项目履约保函的情况说明
致：XX银行
应贵行要求，现就我司（XX建筑工程有限公司）为XX园区建设项目开具的履约保函（编号：YZ2023001）相关情况说明如下：
我司于2023年3月1日与XX开发区管委会签订了《XX园区建设施工合同》，负责园区内道路及配套设施施工，合同总金额500万元，工期6个月。按合同约定，我司需提供合同金额10%即50万元的履约保函。
该保函由贵行于2023年3月5日开具，有效期至2023年9月4日。保函担保范围包括我司按合同要求完成全部工程、确保工程质量达标、按期交付使用等。
自合同签订以来，我司已按计划进场施工。目前已完成路基铺设和管网预埋工程，进度符合预期，工程质量通过监理单位检验。施工期间，我司与管委会沟通顺畅，未发生任何合同争议。
该保函目前处于有效状态。我司郑重承诺，将继续严格履行合同义务，确保项目在2023年8月底前顺利竣工。如保函到期前工程尚未完结，我司将及时办理延期手续。
感谢贵行一直以来的支持。如需进一步材料，请随时联系我司项目经理王先生（电话：138XXXXXXX）。
XX建筑工程有限公司 2023年6月15日
写这类说明，其实就像跟别人面对面解释一件事一样。关键是站在对方的角度想：他需要知道什么？我该怎么表达才能让他明白并放心？别把它想得太复杂，只要把事实有条理地讲清楚，态度诚恳，就能写出一份合格的情况说明。
如果还是觉得没把握，可以先打个草稿，请同事或朋友看看，他们能看懂，基本就没问题了。记住，真诚和清晰永远是最有用的“技巧”。
