履约保函是指在合同签订或履行过程中，发出人以书面形式，保证受益人能够按照合同约定履行相应主体义务的一种担保文件。它是保证合同履行的一种方式，通常由银行、保险公司或其他金融机构作为担保人发出，以确保合同的安全有效执行。
履约保函的保管一般由发出人负责。发出人一般是经过评估并担任担保角色的具备相应资质的金融机构，如银行、保险公司等。这些机构有完善的风控体系和专业的保管服务，能够保证履约保函的安全性和可靠性。
保管履约保函需要遵循一定的原则和注意事项。首先，保管部门应该设有专门的存档区域，将履约保函按照约定方式进行分类和归档；其次，要建立严格的保管流程和制度，确保保函的安全可控；此外，应定期进行保函的盘点和审查，及时发现问题并采取解决措施。
履约保函一般有固定的有效期限。在保管履约保函时，发出人需要事先对保函的有效期限进行评估，并在有效期截止前将保函进行更新。同时，受益人也应及时了解保函的有效期限，以免在需要使用保函时因过期而无法得到有效担保。
在某些情况下，受益人需要向发出人索取履约保函。这时，受益人需要按照发出人要求的程序和办理手续进行申请，并提供相关证明文件。同时，在提取履约保函后，受益人应妥善保存和使用该保函，避免丢失或滥用。
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