为了规范工程货物采购保函的申请、使用和管理，保证保函的有效性及工程项目的顺利进行，特制定本管理制度。此制度适用于所有涉及工程货物采购的项目和部门，旨在明确保函的使用范围和流程，加强保函的管理和监督，降低工程项目风险。
工程货物采购保函是工程项目中常见的一种保证方式，是供应商向承包商提供的、由银行或保险公司等第三方担保的书面承诺，保证供应商按时、按质、按量提供所需货物。制定此管理制度旨在规范保函的使用和管理，防止因保函管理不当而导致的工程延误、资金占用等风险，确保工程项目的顺利进行和资金使用的安全高效。
2. 适用范围本制度适用于公司所有涉及工程货物采购的项目和部门，包括但不限于设备采购、材料采购等。
保函应使用公司统一制定的格式，包括但不限于公司名称、供应商名称、项目名称、保函金额、有效期、担保范围等内容。
2. 保函使用范围保函仅限于在工程货物采购项目中使用，不得用于其他用途。在使用保函时，应严格按照公司规定和项目需求进行，不得超范围使用。
3. 保函有效期管理保函的有效期应与项目进度相匹配，一般不应少于项目工期。在项目延期时，应及时与供应商和担保机构沟通，延长保函的有效期。
4. 保函调用审批在调用保函时，应由项目负责人提出申请，并经公司领导审批同意后，方可调用。调用保函应做好记录和备案工作，并及时通知供应商和担保机构。
5. 保函归档管理保函的原件和相关文件应及时归档保存，并做好保函台账管理工作。保函台账应包括保函编号、供应商名称、项目名称、金额、有效期、调用情况等信息。
公司应建立保函使用监督机制，定期或不定期对保函使用情况进行检查和审计，包括保函的申请、审核、使用、解除等各个环节。
2. 违规处理 如发现项目团队在保函管理过程中存在违规行为，包括但不限于虚假申请、超范围使用、未及时解除等，应根据公司规定进行处理。 如因保函管理不当导致公司利益受损，应追究相关人员的责任，并视情况给予处罚。 公司鼓励员工举报保函管理中的违规行为，对举报人予以保护和奖励。希望通过本管理制度的实施，加强对工程货物采购保函的规范管理，降低工程项目风险，确保公司利益不受损害。同时，也希望通过对保函的管理和监督，促进公司员工提高风险意识和合规意识，共同推动公司健康稳定发展。
