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作为普通工程从业者或财务新手，你可能经常听到“投标保函”这个词，但一涉及到会计处理就有点犯懵。别担心，今天我就用大白话，带你彻底搞懂投标保函费用的会计分录该怎么写。
简单来说，投标保函就像是我们参加工程项目投标时交给招标方的“信用保证金”。它不是直接把现金交出去，而是请银行或担保公司出个书面承诺：如果我们中标后反悔不签合同，担保方就按约定赔钱给招标方。
这笔费用通常有两种情况：
直接支付的手续费——给银行或担保公司的服务费 可能的保证金占用费——如果使用了授信额度理解了这个本质，做账就容易多了。
这是最关键的一步。根据企业会计准则，投标保函费用属于投标过程中发生的必要支出，应该计入以下科目：
主要科目：管理费用——投标费用
为什么是管理费用而不是成本？
投标活动是企业的管理经营行为 无论是否中标都会发生这笔费用 它属于期间费用，跟具体项目成本无直接关系特殊情况： 如果你们公司是专门做工程项目的，投标极其频繁，也可以考虑设置：
销售费用——投标费用（如果把投标看作获取合同的销售活动） 或者直接在管理费用下设明细科目假设公司投标某个项目，向银行支付保函手续费2000元，银行直接从公司账户扣款。
会计分录如下：
借：管理费用——投标费用 2000元
贷：银行存款 2000元凭证摘要可以写： 支付XX项目投标保函手续费
就这么简单！这笔费用直接在当期损益中体现。
有时候银行会根据企业信用给予保函额度，不收取现金手续费，但可能产生其他费用。
比如：银行开具保函，暂未收费但月末结算额度使用费500元。
做账分两步：
第一步，计提应付费用（月底做）
借：管理费用——投标费用 500元
贷：其他应付款——银行保函费 500元第二步，实际支付时
借：其他应付款——银行保函费 500元
贷：银行存款 500元少数情况下，银行会要求一定比例的保证金存款被冻结。
假设银行冻结公司账户10万元作为保函保证金，同时收取手续费1000元。
会计分录：
记录保证金冻结（账户余额不变，但可用资金减少）
借：其他货币资金——保函保证金 100000元
贷：银行存款 100000元支付手续费
借：管理费用——投标费用 1000元
贷：银行存款 1000元投标结束保证金解冻
借：银行存款 100000元
贷：其他货币资金——保函保证金 100000元特别是同时投多个标的时候，建议在摘要或辅助核算中注明项目名称，方便后续查询： “支付XX市污水处理厂项目投标保函费”
投标保函费用属于正规经营支出，可以税前扣除。但要取得合规发票（增值税普通发票即可）。
投标保函费和中标与否无关，即使中标了，这笔费用也不转入项目成本，仍然在管理费用体现。因为它是获取合同的费用，不是执行合同的成本。
错误做法1：
记入“工程施工——间接费用”
× 这是错的！投标时项目还没确定，不能计入项目成本。错误做法2：
挂往来账长期不清
× 有些会计图省事，先挂“其他应收款”，结果忘了结转。投标费用应该及时入当期费用。错误做法3：
与其他保证金混淆
投标保函费和履约保函费、预付款保函费性质不同，要分开核算。小李的建筑公司2023年8月投标三个项目：
项目A：支付银行保函费1500元 项目B：使用授信额度，月末结算费800元 项目C：保证金冻结5万元+手续费1200元8月份会计分录汇总：
① 支付项目A费用
借：管理费用——投标费用 1500
贷：银行存款 1500② 计提项目B费用（8月31日）
借：管理费用——投标费用 800
贷：其他应付款——银行保函费 800③ 处理项目C
保证金冻结：
借：其他货币资金——保函保证金 50000
贷：银行存款 50000支付手续费：
借：管理费用——投标费用 1200
贷：银行存款 12008月管理费用—投标费用总额： 1500+800+1200=3500元
9月初解冻保证金：
借：银行存款 50000
贷：其他货币资金——保函保证金 500009月支付项目B费用：
借：其他应付款——银行保函费 800
贷：银行存款 800如果你不是专业会计，只需要记住核心三点：
问清性质——付的是什么钱？手续费还是保证金？ 找准科目——通常就是“管理费用——投标费” 保留单据——所有银行回单、发票保管好实际工作中，可以跟财务同事确认一下公司具体科目设置，有些公司可能会用“销售费用”或更细的科目。
投标保函费用的会计处理并不复杂，关键是理解业务实质。记住它是一项获取项目的经营费用，不是项目成本，也不是资产。只要把握这个原则，再结合公司实际业务情况，就能正确处理。
做账不是目的，清楚反映企业经营才是根本。希望这篇通俗的解释能帮你理清思路，下次遇到投标保函费用时，能从容应对，不再头疼。
