尊敬的各位合作伙伴：
近年来，我公司业务不断扩大，为了更好地规范集团履约保函的管理工作，保障合作关系的顺利进行，现特向各位做出以下通知。
为提高保函开立效率，从即日起，经营部门需在项目启动前15个工作日向财务部门提交保函开立申请，并提供相应的项目资料、保函模版和相关合同文件。
为避免滥用保函资源，确保风险可控，我公司对于保函的使用做出如下要求：首先，保函的金额需严格按照项目合同的约定开具；其次，未经集团董事会或总经理办公会议审批，任何部门不得私自开立保函。
为加强保函的日常管理，确保后续跟踪和查询，在保函开立后，经营部门需及时将保函信息录入公司内部管理系统，并将保函、相关合同以及项目资料进行归档保存。
为了更好地控制履约保函风险，财务部门将会对各个保函的使用情况进行定期审查，对于存在风险较大的项目，将与相关部门进行沟通商议，并提出相应解决方案。
为了使各经营部门更加了解保函管理工作流程和操作规范，财务部门计划在近期开展保函管理培训课程，请各经营部门积极参与，确保履约保函管理工作的顺利推进。
感谢各位合作伙伴一直以来对我公司的支持与信任！我们相信，在各方共同努力下，集团履约保函管理工作一定能够取得更好的效果，为公司的可持续发展提供有力保障！
敬祝成功！
XXXX 集团
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